Unternehmensfinanzen mit Software im Blick behalten

Geschrieben von Marcel Schreiter am 23.08.2017.

standard_avatar_apc

Vom Gründer bis zum langjährigen Unternehmer: Die geschäftlichen Finanzen bilden das Zentrum der alltäglichen Arbeit. Dass hier ein gutes Management gefragt ist und dass wichtige Entscheidungen und Vorgehensweisen keine Frage des Zufalls sind, liegt auf der Hand. War die manuelle Erfassung und Verwaltung von Ausgaben und Einnahmen über Jahrzehnte hinweg der einzige Weg, hat sich das inzwischen gewandelt. Gute Software kann – sofern richtig angewendet – Entlastung verschaffen und zu einer optimierten Planung beitragen.

Die richtige Software finden und nutzen

Unternehmer, die sich mit guter Software für alle finanziellen Belange ihres Betriebes beschäftigen, sollten vorab die wichtigsten Geschäftsbereiche kennen. Hier nämlich trennt sich in vielen Fällen bereits die Spreu vom Weizen. So bietet manche Anwendung zwar solide Unterstützung in einem Teilbereich, lässt andere Gebiete jedoch unberührt. Die Folge kann dann die Anschaffung mehrerer Software-Produkte sein.

Dies hat vielfältige Nachteile. So kosten einzeln gekaufte Anwendungen meist mehr Geld als solche, die sich als „All-in-One“ Lösung verstehen. Auch die Einarbeitung des Personals, das sich mit der Finanzbuchhaltung, den Löhnen und Gehältern und auch der Warenwirtschaft beschäftigen wird, gestaltet sich umso komplizierter, je mehr Anwendungen der einzelne Mitarbeiter kennenlernen muss.
Die beste Lösung ist daher Software eines Herstellers, die auf verschiedenen Komponenten basiert, jedoch eine klare Linie im Hinblick auf Usability verfolgt. So können sich auch Mitarbeiter, die bisher nur mit einem Modul arbeiteten, schneller in Erweiterungen und zusätzliche Aufgabengebiete einarbeiten. Gleichermaßen entfällt das aufwendige Übertragen von Daten, da bei kombinierter Software eine interne Vernetzung möglich ist. Damit dieser Plan jedoch aufgeht, braucht es Software, die tatsächlich jeden relevanten Bereich abdeckt. Ohne genaue Vorab-Prüfung der tatsächlichen Ausstattung sollten sich Unternehmer daher nicht für ein Produkt entscheiden.

So sollte es möglich sein, mit einer Finanzsoftware die Bereiche:

  • Finanzbuchhaltung
  • Löhne und Gehälter
  • Warenwirtschaft
  • sowie Anlagenverwaltung

zu managen. Darüber hinaus bietet hochwertige Software integrierte Schnittstellen, die die Übertragung von Daten an das Finanzamt und den eigenen Steuerberater erleichtern. Daher bietet Lexware bei seiner Software sowohl ELSTER- als auch DATEV Schnittstellen und ein eigenes System für die Kommunikation mit Krankenkassen und Sozialversicherungs­trägern. Auf diese Weise entfallen manuelle Erfassung und Zusammenstellung wichtiger Werte und Unterlagen, was wiederum für ein effizienteres Zeitmanagement sorgt.
Ein letztes, wichtiges Kriterium für die Auswahl von Software für das Finanzmanagement ist auch die Seriosität des Anbieters. Ein fachlich versierter Kundenservice, der leicht zu erreichen ist, sollte unbedingt vorhanden sein. Auch Tutorials zur richtigen Anwendung der Software können genau wie ein Blog mit weiterführenden Informationen bei einzelnen Aufgaben helfen. Letztlich also kommt es darauf an, dass sich der Hersteller einer Software für Unternehmen nicht nur um den Verkauf seines Produktes kümmert, sondern auch die Zufriedenheit seiner Kunden im Auge behält.

Im Folgenden werden die vier bereits genannten Teilbereiche noch etwas detaillierter beschrieben, was die Entscheidung für die passende Anwendung erleichtern kann.

Die Finanzbuchhaltung als Dreh- und Angelpunkt

Die Finanzbuchhaltung bildet das Herz der finanziellen Planung und Administration. Daher ist es besonders wichtig, dass Unternehmer in diesem Bereich nicht nur über die aktuelle Rechtslage und mögliche Fallstricke informiert sind, sondern auch hochwertige Software nutzen.

Der Vorteil von Software bei der Finanzbuchhaltung liegt auf der Hand: So müssen Konten und Buchungen nicht manuell angelegt werden, was das Risiko für menschliches Versagen verringert und für zügigeres Arbeiten sorgt.
Wichtige Bestandteile einer Finanzbuchhaltungs-Software sind die Möglichkeit zur Erfassung aller relevanten Vorgänge in individuell gestaltbare Kontenrahmen sowie die einfachere Erstellung von Abschlüssen. Je nach Unternehmen sollte die Software sowohl die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung als auch eines Jahresabschlusses mit doppelter Buchführung ermöglichen.

Warenwirtschaft auf solide Beine stellen

Ein Warenwirtschafts-Modul ist vor allem in Unternehmen nützlich, die tagtäglich mit der Produktion von Waren, dem Einkauf von Rohstoffen und der entsprechenden Lagerhaltung konfrontiert werden. Hier sollte gute Software nicht nur die Erfassung von Beständen ermöglichen und Unternehmer bei einer kosteneffizienten Lagerhaltung und Rohstoff-Nutzung unterstützen, sondern auch die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten ermöglichen.


Es lohnt sich, Lieferscheine und Belege digital zu erfassen. (Quelle: Gadini (CC0-Lizenz)/ pixabay.com)

Ein solides Warenwirtschafts- Programm wird daher nicht nur auf einer rein materiellen Ebene arbeiten, sondern auch wichtige Zusatzfunktionen wie Rechnungsstellung, das Drucken von Lieferscheinen sowie Angeboten und auch die Bearbeitung von Reklamationen enthalten. Auf diese Weise wird Warenwirtschaft zu einem ganzheitlichen Prozess, bei dem das Bestandsmanagement, die Pflege der Kundenbindung und Faktura berücksichtigt werden.

Löhne und Gehälter sauber erfassen

Abgesehen von der „One-Man-Show“ wird jeder Unternehmer auch Sorge für die Bezahlung seiner Angestellten tragen müssen. Wer diese Aufgabe manuell erledigt, verbringt viel Zeit mit der Erstellung von Abrechnungen, der korrekten Behandlung verschiedener Anstellungsformen und der Kalkulation der entsprechenden Nettolöhne. Auch das Abführen von Geldern für Sozialversicherung, Steuer und Krankenversicherung kann einen zusätzlichen Mehraufwand darstellen, für den es häufig eine volle Stelle braucht.
Hochwertige Software sollte daher jeden dieser Schritte vereinfachen und mit entsprechenden Masken und Formeln zur korrekten Berechnung arbeiten. Nicht fehlen sollten hier auch Unterpositionen wie Dienstwagen, Boni und finanzielle Zuwendungen in Form von geldwerten Leistungen. So lässt sich die monatliche Abrechnung der Löhne und Gehälter weitestgehend automatisieren und vereinfachen.
Da insbesondere bei größeren Unternehmen auch im Mitarbeiterkreis immer wieder unvorhergesehene Dinge passieren, braucht es zudem Möglichkeiten, diesen Geschehnissen flexibel zu begegnen. Wer darauf achtet, dass die eigene Software auch entsprechende Formulare und Hilfestellungen rund um Elternzeit, Mutterschutz sowie Krankengeld bietet, spart im Ernstfall Zeit und aufwendige Recherche.

Anlagewerte richtig verwalten

Kein Unternehmen kommt ohne Investitionen in Sachgüter aus. Vom Business-Monitor für den Schreibtisch über den Firmenwagen bis hin zu Büromöbeln und wichtigen Maschinen spielen daher auch Anlagewerte eine entscheidende Rolle.
Professionelle Software unterstützt Unternehmer nicht nur bei der Erfassung dieser Werte, sondern trägt gleichermaßen Sorge für korrekte Abschreibungen und das steuerliche Absetzen von angeschafften Waren. 

 

 

 

Trackback von deiner Website.

Marcel Schreiter

Marcel Schreiter

...ist Gründer und Chefredakteur von Allround-PC.com. Als Dipl. Medienwirt beschäftigt er sich neben dem Journalismus auch mit Marketingthemen im Sportbereich. Der Triathlonsport ist seine Leidenschaft.

Kommentieren

Alle Angaben OHNE Gewähr! Alle Produktbezeichnungen bzw. Herstellernamen sind Eigentum der jew. Firmen!
Allround-PC übernimmt keine Haftung für evtl. Schäden bzw. Informationen oder Links auf dieser Seite, bzw. der verlinkten Seiten!
© Allround-PC 2017 | Kontakt | Impressum | Datenschutzerklärung | Mediadaten