ERP-Systeme-Definition und Nutzen

Was verbirgt sich hinter ERP-Systemen?
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Bild: Unsplashed, Taylor Vick (@tvick)

In kleinen wie großen Unternehmen ist es stets notwendig, Geschäftsprozesse, Berichte, Personaldaten und vieles mehr zentral zu verwalten. Im besten Fall können alle relevanten Unterlagen und Daten, genauso wie auch der Handel und die Lieferketten, in einem einzigen System verarbeitet werden. Die meisten Firmen jedoch verfügen nicht über ein solches System, sondern splitten ihre Prozesse über mehrere Softwares auf.

Damit die Integration und Bearbeitung all dieser Verfahren den Anforderungen der Unternehmen angepasst und in einer Software zusammengefasst werden kann, gibt es die sogenannten ERP-Systeme. ERP steht für Enterprise Resource Planning, was übersetzt bedeutet Unternehmensressourcenplanung. Was steckt im Detail hinter den ERP-Systemen?

Was versteht man unter der Unternehmensressourcenplanung?

Die ERP bezeichnet die Planung, Steuerung und Verwaltung von Personal und sämtlichen Ressourcen wie beispielsweise Materialien oder Kapital. Entsprechend dem Unternehmenszweck muss dies stets anhand des aktuellen Bedarfs und zum richtigen Zeitpunkt erfolgen, um die unternehmerischen Abläufe effizient gewährleisten zu können.

Was sind also ERP-Systeme konkret?

Bei ERP-Systemen handelt es sich um Softwarepakete zur Zusammenführung aller nötigen Prozesse, Daten, Berichte etc. Sie beinhalten verschiedene Tools zur Verwaltung der Kunden- und Personaldaten, für die E-Commerce-Prozesse und für die Unternehmensproduktivität. Mittlerweile sind ERP-Systeme so aufgebaut, dass intern auf sämtlichen verfügbaren Daten, Unterlagen und Informationen zugegriffen werden kann, sodass der Austausch zwischen Abteilungen und Bereichen vereinfacht und Prozesse im Unternehmen stetig optimiert werden.

Je nach Unternehmen können ERP-Systeme auch nur teilweise genutzt werden – aufgeteilt in miteinander kombinierbare Module. Es ist nie nötig, das gesamte Softwarepaket zu nutzen, wenn einzelne Module nicht gebraucht werden würden. In einigen Unternehmen genutzt wird beispielsweise das ERP-System von SAP, was als zentrales Unternehmens-Informationssystem sehr beliebt ist. Da SAP vergleichsweise komplex ist, erhalten Mitarbeiter in den meisten Firmen eine umfangreiche SAP Weiterbildung, um sich mit den verschiedenen Modulen zurechtzufinden.

Welche Vorteile hat ein ERP-System?

Zum einen wird die Bereitstellung von Daten erleichtert, zum anderen findet der Austausch aber gleichzeitig in Bezug auf Datenschutzregelungen mit hoher Sicherheit statt. ERP-Systeme können in der Regel schnell und einfach an neue Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden, indem der Code umgeschrieben wird und so Funktionalitäten optimiert werden. Da sich in den ERP-Softwarepaketen auch Tools finden, mit denen Übersichten zu Abläufen und Verfahren erstellt werden können, ist frühzeitig erkennbar, in welchen Bereichen ein Unternehmen noch Handlungsbedarf hat.

Weshalb sollten Unternehmen also auf ERP-Systeme setzen?

Sämtliche Unternehmen müssen ihre Prozesse stets weiterentwickeln, um den heutigen, modernen Anforderungen gerecht zu werden und ziel bringende Umsätze zu realisieren. Dies ist nur möglich, wenn ersichtlich ist, welche Leistungen erbracht und welche Erfolge verzeichnet werden. Mithilfe eines ERP-Systems werden solche Übersichten auf Basis der eingepflegten Unternehmensprozesse, Daten und Berichte erstellt. Besteht Optimierungsbedarf, kann dies frühestmöglich erkannt werden – von Geschäftsführung und vom Personal selbst. Auch bei jedweden Veränderungen ist eine Anpassung des Systems schnell umsetzbar, um neue Anforderungen zu erfüllen.

In welchen Unternehmensbereichen kann ein ERP-System eingesetzt werden?

Grundsätzlich ist das ERP-System in allen Bereichen, die ein Unternehmen hat, nutzbar – Fertigung, Handel, Finanzen, Personal. Einige regelmäßig anfallende Aufgaben können mithilfe von ERP-Systemen automatisiert werden, während andere Informationen in Echtzeit ausgetauscht und verarbeitet werden können. Back- und Front-Office wird ganz einfach zusammengeführt, damit beispielsweise im Handel die Produktivität gesteigert wird. Im Personalwesen können Unternehmensdaten optimal verwaltet und so alle Aktivitäten von Lohnabrechnung bis zu Einstellungen vereinfacht werden. Insbesondere die Unternehmenskommunikation wird verbessert, was Zeit und Ressourcen sparen kann. Funktionen, die ein ERP-System übernehmen kann, sind beispielsweise die Materialbeschaffung und Lagerorganisation, die Produktionssteuerung, das Controlling, die Stammdatenverwaltung und das Dokumentenmanagement.

Gibt es unterschiedliche ERP-Systeme?

Entsprechend der Branche sowie der Unternehmensgröße werden ERP-Systeme auf die verschiedenen Anwendungsfälle angepasst und unterscheiden sich somit in deren Umfang. Dienstleistungsgewerbe benötigen gegebenenfalls andere Module als das produzierende Gewerbe, ebenso wie Betriebe mit nur einem Standort ein anderes System benötigen wie Unternehmen mit tausenden Mitarbeitern über mehrere Standorte verteilt. Wichtig ist auch, welche Bereiche im Unternehmen integriert werden sollen und welche Technologien bereits zuvor genutzt worden sind, um eine saubere und schnelle Umstellung gewährleisten zu können.

Können ERP-Systeme mit bestehenden Softwares arbeiten?

Üblicherweise kommunizieren moderne ERP-System immer mit anderen Softwares und können daher bestens kombiniert werden. Genau aus diesem Grund ist es gegebenenfalls von Vorteil, dass die ERP-Systeme in mehrere Module aufgeteilt sind und daher ganz nach Bedarf einzeln integriert werden können. So müssen funktionierende Programme nicht aufgegeben werden, können aber jederzeit ergänzt werden. Es ist zudem im Sinne der Mitarbeiter, nicht von heute auf morgen vollständig auf ein neues ERP-System umzustellen, um ihnen eine Gewöhnungsphase zu ermöglichen.

Wie kostspielig ist die Implementierung eines ERP-Systems?

Dies ist abhängig vom Anbieter, von der Komplexität und der Größe des Unternehmens, in dem es eingesetzt werden soll. Daher kann an dieser Stelle keine Preisspanne genannt werden. Werden allerdings in einem kleinen Unternehmen lediglich einzelne Module genutzt, ist das ERP-System selbstverständlich günstiger, als wenn ein Unternehmen für mehrere Standorte ein vollständiges ERP-Softwarepaket in deren Prozesse integriert und das bestehende System damit ersetzt.

Welche Nachteile kann ein ERP-System mit sich bringen?

Natürlich hat auch ein ERP-System Nachteile. Das können zum einen die Kosten sein, zum anderen der Aufwand der Implementierung. Es muss genau analysiert werden, an welchen Stellen ein ERP-System im Unternehmen eingesetzt werden sollte und welche Prozesse darin integriert werden können. Auch die Nutzung kann für nicht-technisch affine Mitarbeiter schwierig sein, weshalb gegebenenfalls mit Schulungen und Kursen unterstützt werden muss. Grundsätzlich überwiegen jedoch klar die Vorteile, da alle genannten Nachteile schnell wett gemacht werden, wenn die Leistung und somit der Umsatz des Unternehmens dank des ERP-Systems optimiert und gesteigert werden können.

Fazit

In der heutigen Zeit können Unternehmen kaum noch auf ERP-Systeme verzichten, wenn sie der Konkurrenz standhalten und wachsen wollen. Zu umfangreich sind die Prozesse, zu viele Daten gibt es zu berücksichtigen. Auch die erbrachte Leistung muss ständig analysiert werden, um Optimierungen vornehmen zu können und so den Umsatz zu steigern – was in der Regel immer das Ziel ist. ERP-Systeme können somit Abläufe, den Datenaustausch und die Kommunikation im Unternehmen nachhaltig verbessern, weshalb sich die Investition häufig schnell rentiert.


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