PDF-Dateien: Die wichtigsten Vorteile im Überblick

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Eins der bekanntesten und gängigsten Formate sind PDF-Dokumente. Seit den 90er Jahren kommt man in den Genuss der „Portable Document Files“. Aber warum sind PDFs eigentlich so erfolgreich? Wir haben hier einmal sechs Vorteile für euch zusammengefasst.

PDFs lassen sich auf allen technischen Geräten nutzen

PDF-Dokumente werden auf allen technischen Geräten unabhängig von der Software gleich dargestellt. Nutzt man ein anderes Format, so passiert es häufig, dass die Darstellung in einem anderen Textverarbeitungsprogramm oder auch die Formatierung verändert wird. In manchen Fällen ist die Formatierung anderer Dateien nach dem Verschicken oder erneuten Öffnen derartig verändert, dass die eigentliche Struktur und der Inhalt nicht mehr erkennbar sind.

PDFs sind unabhängig vom jeweiligen PDF-Anbieter untereinander kompatibel. Ist eine PDF-Datei erstellt und abgespeichert, so wird sie auf allen Systemen und Geräten unverfälscht angezeigt. Der Austausch von Dateien über das Internet ist aus dem modernen Leben nicht mehr wegzudenken. PDFs sind eine effektive Möglichkeit, um Dateien unverfälscht an andere zu versenden und sogar für den betrieblichen Gebrauch hervorragend geeignet.

Einfache und komfortable Bedienung

Die Erstellung und die Handhabung von PDF-Dateien sind unkompliziert und komfortabel. Eine Word-Datei lässt sich mit nur wenigen Klicks in ein PDF-Dokument umwandeln. Für den privaten Gebrauch reichen kostenlose PDF-Reader aus, um PDF-Dateien nutzen zu können.

Möchte man die Funktionsvielfalt dieses Dokumententyps ausschöpfen, so nutzt man einen kostenpflichtigen PDF-Editor. Neben dem Erstellen, Speichern und Öffnen von PDF-Dokumenten kann man Dokumente in einem PDF-Editor bearbeiten, konvertieren und elektronische Signaturen hinzufügen. Kofax Power PDF stellt seinen Nutzern weitere leistungsstarke Sicherheitsfunktionen zur Verfügung. Einzelpersonen und Unternehmen können beispielsweise die praktische Schwärzungsfunktion nutzen, um die Datenübermittlung noch sicherer zu gestalten.

Eine PDF-Datei ist sicher

PDF-Dokumente können auf Wunsch mit einem Passwort geschützt, Zugriffsrechte beschränkt und mit Zertifikaten verschlüsselt werden. Zusätzlich bietet das Dateiformat eine sichere Datenverschlüsselung. Trotz der einfachen Handhabung und Erstellung solcher Dokumente bieten PDFs eine hohe Datensicherheit. PDFs sind schreibgeschützt. Somit bleiben der ursprüngliche Inhalt und das ursprüngliche Format selbst nach Komprimierung oder Konvertierung erhalten. Nicht nur Einzelpersonen profitieren von den Sicherheitsaspekten dieses Dokumententyps. PDF-Dateien werden genutzt, um sicher Patientenakten und andere Dateien zu schützen, die Inhalte sicher zu speichern und zu versenden.

Platzsparend und leicht zu komprimieren

Die Dateigröße von PDF-Dateien kann dadurch eine Komprimierung verringert werden. Dadurch spart man Speicherplatz und kann sie unkompliziert über E-Mail versenden. Bei Farbdokumenten kann die Dateigröße um bis zu 90 Prozent reduziert werden. Dokumente im Schwarzweißformat lassen sich um etwa 50 Prozent verkleinern. Die Komprimierung ist unkompliziert und verfälscht die Inhalte von PDF-Dateien nicht.

Multimediale Inhalte in nur einer Datei

In PDF-Dateien finden nicht nur Texte und Bilder Platz. Man kann sie um Animationen, Links, Tabellen, Umfragen und sogar um Audiodateien ergänzen. Es ist nicht verwunderlich, dass der praktische Dateityp nicht nur von Privatpersonen gerne genutzt wird, sondern auch von Unternehmen für Werbematerial oder auch bei Zeitungen Anwendung findet.

Datenerfassung leicht gemacht

Ausfüllbare, interaktive PDF-Dateien können von Benutzern bequem über technische Geräte ausgefüllt werden. Hierfür stehen beschreibbare Formularfelder zur Verfügung. So können Anträge ausgefüllt, über das Internet übermittelt und von den Datenbanken erfasst werden. Die digitale Signatur macht das Ausdrucken von Dokumenten überflüssig und spart Zeit sowie Ressourcen. PDF-Dateien sind ein wichtiger Beitrag zum papierfreien Büro und erhöhen den Komfort im Alltag für Privatpersonen, Ämter und Unternehmen.


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Marcel Schreiter ...ist Gründer und Chefredakteur von Allround-PC.com, zudem Fachmann für Social-Media-Marketing und hat sich als Influencer und Blogger in der Tech-Szene einen Namen gemacht. Auch ist er als Moderator vor der Kamera zu sehen. Reisen ist nicht nur seine Leidenschaft, sondern gehört auch zum Beruf. Einen Großteil seiner Zeit verbringt Marcel in seiner zweiten Wahlheimat Taiwan.

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